M41 Help (Romanian) | SpeedInvoice

PREZENTARE SPEEDINVOICE

Cum funcționează SpeedInvoice

Există două componente ale SpeedInvoice, aplicația disponibilă în Apple App Store sau Google Play și serviciul web de pe www.speedinvoice2.net.

Spre index

Descărcați SpeedInvoice din Google Play sau Apple App Store, pe telefon sau tabletă. Când porniți aplicația pentru prima dată, apăsați "Creare cont". Puteți accesa SpeedInvoice de pe computer conectându-vă la www.speedinvoice2.net folosind Explorer, Chrome, Safari etc.

Spre index

Când nu este potrivit SpeedInvoice?

SpeedInvoice este un sistem de facturare, deci nu se ocupă de inventar sau gestiune depozit.

Un abonament la SpeedInvoice are anumite limitări:
- Până la zece utilizatori,
- Maximum 2000 facturi și oferte pe an,
- Maximum 2000 de articole sau clienţi.
Dacă gestionaţi un volum mai mare decât cele menţionate mai sus, contactați support@speedinvoice.net.

Spre index

FACTURI ŞI OFERTE

Generare facturi sau oferte

Facturile şi ofertele se generează în mod similar. În aplicaţie deschideți meniul de facturi sau oferte și atingeți "+". Dacă nu aveți clientul salvat, atingeți butonul "+", în caz contrar selectați clientul.
- Factura se generează prin inserarea unui text şi atingerea "Suma de plată", pentru a stabili prețul.
- Gestionaţi produsele de pe factură prin atingerea butonului " Adaugă articol" sau "+". Dacă doriți să inseraţi un nou articol, atingeți "+" după deschiderea listei de articole.
- Pe factură poate fi scris şi un text explicativ referitor la articolul/ele livrat/e. Dacă pe factură includeţi articole, această informație poate fi de maximum 6 linii, în caz contrar nu are o lungime maximă.
- Atingeţi data, pentru a ajusta data facturii, sau cea a scadenței,
- Modificați cota TVA aferentă facturii (atingeţi valoarea corespunzătoare în aplicaţie),
- Dacă stabiliţi prețul prin atingerea butonului "Suma de plătit", ați stabilit un preț fix (dacă doriți să înlocuiți suma articolelor facturate, sau dacă nu utilizați nici un articol)
- Dacă doriți să creditați un articol, treceţi suma vânzărilor cu minus "-" în față. -
- Inseraţi o imagine sau un atașament (Ataşamentul se poate insera numai după conectarea la www.speedinvoice2.net).
- Adăugați articolele făcând clic pe "+" În serviciul web, sau apăsând pe "Adaugă articol" în aplicație. Când adăugați un articol, puteți scrie un text mai lung pentru a clarifica serviciile sau articolele livrate pentru fiecare poziţie în parte.

Funcțiile vor apărea pe ecran sub formă de pictograme, sau în meniul din aplicație. Când generaţi o factură, aveți la dispoziţie o listă de caracteristici:
- Previzualizare (faceți clic pe pictograma "listare" în serviciul web),
- Listare,
- E-mail,
- Copiere (puteţi schimba clientul, articolele și prețurile),
- Ştergere (de multe ori este mai bine să schimbați clientul, articolele, etc. de pe factură, deoarece veți primi o numere de serie incomplete dacă ștergeți factura în sine),
- Notă (adăugați o notă în document și stabiliţi un memento în calendar) Pe Android, aveți o funcție "Partajare", care facilitează expedierea facturii prin intermediul altor aplicaţii sau prin SMS. De asemenea, puteţi permite clienților să semneze pe telefonul dumneavoastră.

Încercați să întocmiţi câteva facturi pentru a vă da seama cum funcționează SpeedInvoice, după care puteţi şterge aceste facturi. La adresa www.speedinvoice2.net, în secțiunea "Setări", aveți posibilitatea să modificați numerele facturilor.

Spre index

Modificarea facturilor și ofertelor

Este ușor să schimbaţi orice, doar atingeţi. Dacă doriți să reconfiguraţi cota TVA, apăsați pe valoarea din partea de sus a ecranului. Nu puteți schimba o factură prin schimbarea unui client sau a unui articol de pe ea, trebuie să schimbați informațiile din document.

Puteți reconfigura cota TVA accesând "Setări", "Setări companie" și " TVA". Dacă ați generat o factură sau o ofertă fără TVA și ulterior trebuie să adăugaţi TVA, ștergeți factura sau oferta și generaţi-o din nou.

Spre index

Notă de credit

Dacă doriți să creditați un articol, indicați cantitatea vândută cu minus în față "-".

Spre index

Cum funcționează e-mailurile

Când trimiteți un e-mail de pe telefon sau computer, e-mailul este trimis de pe serverul nostru. Dacă un client răspunde la un e-mail, veți primi răspunsul respectiv. Dacă doriți să primiți o copie a tuturor e-mailurilor trimise, accesați "Setări", "Setări companie", "E-mail" și "Trimite-mi copii după toate e-mailurile cu facturi" sau "Trimite-mi copii după toate e-mailurile cu oferte"

Când vă uitați în serviciul web, puteţi vizualiza data la care a fost trimis e-mailul. În fereastra principală a aplicaţiei, aveți un plic mic, albastru.

Dacă lucrați de pe un telefon Android, puteți accesa meniul "Partajare". Astfel, puteţi să trimiteți factura sau oferta de pe clientul dumneavoastră de e-mail. Atașamentele nu vor fi trimise, doar factura sau oferta va fi partajată.

Dacă clientul vă răspunde că nu a primit un e-mail, verificați dacă adresa de e-mail este corectă, dacă nu ați primit un mesaj de respingere și rugaţi-l/o să verifice folderul spam.

Spre index

TVA și alte taxe

Puteți modifica setările TVA accesând "Setări", "Setări companie" și "TVA". Dacă ați creat o factură fără TVA, dar apoi trebuie să activați TVA, ștergeți factura și generaţi-o din nou.

Taxa la sursă apare atunci, când o parte a sumei facturate, nu este debitată clientului, ci este plătită de către client la finanţe. Dacă utilizați taxare la sursă, creați un articol și stabiliţi cota TVA la 0%. Adăugați acest articol cu cantitatea "-1", iar preţul va fi valoarea calculată a taxei reținute la sursă.

Spre index

Ataşamente

În serviciul web, puteți adăuga atașamente la SpeedInvoice, dând clic pe "Atașați imagini / fișiere", sau puteți crea un atașament standard care se adaugă de fiecare dată din "Setări".

Spre index

PLĂŢI

Modificarea informațiilor referitoare la plata facturii

Dacă doriți să schimbați informațiile de plată de pe factura respectivă, accesați "Setări", "Setări companie", "Facturi" și "Informații de plată de pe factură".

Spre index

Înregistrarea unei plăți

Plata poate fi înregistrată numai pe factură, nu şi pe ofertă sau pe un client. Dacă lucrați în serviciul web, daţi clic pe "+" din partea de jos a ecranului. Din aplicație deschideți factura și selectați "Plăți".
Spre index

Trimiterea unei chitanţe

După ce ați înregistrat o plată pe o factură, puteți trimite o chitanță selectând "Listare" sau "E-mail" și apoi "Chitanţă".

Spre index

Trimiterea unui memento, sau a unei situaţii pe client

Puteți trimite un memento selectând "Listare" sau "E-mail" și apoi "Memento factură". Pentru a trimite o situaţie de client, deschideți fereastra cu datele clientului respectiv și selectați "Situaţie".

Spre index

CLIENȚI

Creare client

Singura informație obligatorie este numele clientului. Dacă doriți să adăugați informații suplimentare faţă de informațiile predefinite, folosiți "Informații suplimentare".

Spre index

Import clienţi

1. Autentificaţi-vă în www.speedinvoice2.net de pe un computer
2.2. Accesați "Clienți", apoi "Export clienți" și exportați cel puțin un client în Excel. Dacă nu aveți nici unul, introduceţi unul manual
3. În foaia de calcul adăugați noi clienți. Singurul câmp obligatoriu este numele.
4. Pentru a importa, accesaţi "Clienți", urmat de "Import clienți".

Pentru a importa clientul împreună cu numărul aferent acestuia, trebuie să vă:
1. Conectați la www.speedinvoice2.net de pe un computer
2. Accesaţi "Setări", urmat de "Plajă de numere" de unde alocaţi următorul cel mai mic număr din plaja de numere alocate clienţilor.
3. Accesați "Clienți", urmat de "Creare client" și creați clientul cu cel mai mic număr de client.
4. Accesați "Clienți", urmat de "Export clienți" și exportați cel puțin un client în Excel.
5. Adăugați clienții în foaia de calcul.
6. Apoi accesaţi "Clienți", urmat de "Import clienți".

Spre index

Ştergere clienţi

Dacă doriți să ștergeți un client, accesați www.speedinvoice2.net de pe un computer sau o tabletă (textul este prea mic, ca să fie vizibil de pe telefon). Nu puteți șterge un client dacă acesta are oferte sau facturi în cont.

Din aplicație puteți dezactiva un client, dar nu îl puteţi şterge. Dacă un client este dezactivat, la generarea unei oferte sau facturi, nu va mai fi vizibil în lista de clienți.

Spre index

ARTICOLE

Preţul unui articol

Când îl creaţi, puteţi stabili preţul unui articol. Preţul este folosit la calculul rentabilităţii.

Spre index

Import articole

1. Autentificaţi-vă în www.speedinvoice2.net de pe un computer
2.2. Accesați "Clienți", urmat de "Export clienți" și exportați cel puțin un client în Excel. Dacă nu aveți nici unul, introduceţi unul manual
3. În foaia de calcul adăugați noi clienți. Singurul câmp obligatoriu este numele.
4. Pentru a importa, accesaţi "Produse" și "Import articole".

Spre index

Ștergere articole

Dacă doriți să ștergeți un articol, accesați www.speedinvoice2.net de pe un computer sau o tabletă (textul este prea mic, ca să fie vizibil de pe telefon). Nu puteți șterge un articol dacă este cuprins în oferte sau facturi.

Din aplicație puteți dezactiva un articol, dar nu îl puteţi şterge. Dacă un articol este dezactivat, la generarea unei oferte sau facturi, nu va mai fi vizibil în lista de articole.

Spre index

VÂNZĂRI ȘI RAPORTĂRI TVA

Rapoarte privind vânzările și TVA

SpeedInvoice conţine o serie de rapoarte predefinite, pe care le puteți accesa de la serviciul web sau de pe un dispozitiv Android.

Spre index

Exportul datelor în format Excel sau CSV

Dacă vă conectați la www.speedinvoice2.net de pe un computer, aveţi posibilitatea să exportați facturi, oferte, clienţi, articole și date despre unităţi de vânzare.

Spre index

SETĂRI ȘI ABONAMENT

Informaţii despre companie

Puteţi vizualiza informaţiile legate de compania dumneavoastră în secțiunea "Setări", "Informații despre companie". Dacă doriți să adăugați informații suplimentare faţă de informațiile predefinite, folosiți "Informații suplimentare".

Spre index

Modificarea cotelor TVA și a informațiilor despre companie

Dacă cota TVA este incorectă, accesați "Setări", urmat de "Cote TVA" și editați numele şi cotele TVA, astfel încât acestea să fie corecte. Dacă lucraţi cu cote diferite de TVA, sau în ţara dumneavoastră numărul de înregistrare al companiei are un format diferit, nu îl introduceți nici o informaţie în aceste câmpuri. În schimb, adăugați termenul și identificatorul corect în câmpul "Informații suplimentare" din meniul "Informații despre companie".

Spre index

Setări companie

În setările companiei, puteţi personaliza toate aspectele legate de utilizarea aplicaţiei. Încercați diferite moduri de personalizare, puteți oricând să le resetați.

Spre index

Actualizare date

"Prin actualizarea datelor" veţi avea acces de pe telefon la datele stocate în serviciul web. Nu utilizați această funcție decât dacă aveți neapărată nevoie, deoarece veți pierde informațiile nesalvate. Folosiți-l numai dacă:
- Ați cumpărat un abonament, dar aplicația încă vă solicită să achiziționați unul (așteptați cinci minute mai întâi).
- Pe telefon sau tabletă, datele sunt corupte.
- Aveți o problemă de sincronizare pe care nu o puteți rezolva altfel.

Spre index

Imagine de fundal, siglă și semnătura

Puteți să vă conectați la www.speedinvoice2.net și să selectați o imagine de fundal pentru facturile și ofertele dumneavoastră, să inseraţi o siglă și să încărcați semnătura pentru documentele dumneavoastră.

Spre index

Schimbarea aspectului facturii sau ofertei

Din "Setări", "Setări companie", puteți controla o parte din aspectul documentului. Dacă doriţi să faceţi alte modificări minore, contactați support@speedinvoice.net. Pentru un aspect personalizat, preţul începe de la US$110.

Spre index

Schimbarea numerelor seriale

Autentificaţi-vă în www.speedinvoice2.net, pentru a schimba numărul de serie a facturilor, ofertelor şi numerotarea clienţilor. Accesați "Setări" și "Numere de serie". Dacă doriți să începeți de la numărul 1, ștergeți facturile pe care le-ați generat deja.

Dacă la începutul unui exerciţiu financiar, doriți să actualizaţi seria de numere pentru facturi, primele două numere vor reprezenta anul, urmate de patru zerouri.

Spre index

Crearea de utilizatori suplimentari

Aplicaţia SpeedInvoice permite crearea mai multor utilizatori pe un singur cont. Când creați un utilizator, puteți atribui unul dintre cele trei roluri:
Administrator - acest utilizator are acces la întreaga aplicaţie SpeedInvoice
Utilizator - acest utilizator nu poate modifica setările, dar poate utiliza aplicaţia în întregime
Numai vizualizare - acest utilizator poate vizualiza informațiile din SpeedInvoice, dar nu poate insera sau modifica nici o informaţie sau setare

Spre index

Crearea mai multor companii

Puteți crea mai multe companii, atingând "Creare cont" pe pagina de conectare din aplicație. Veți beneficia de o reducere de 30% pentru companiile ulterioare, dacă cumpărați un abonament anual plătit prin PayPal şi contactând support@speedinvoice.net.
Spre index

Cât costă SpeedInvoice

Prin încercarea SpeedInvoice, nu vă angajați să achiziționați un abonament. Dacă după expirarea perioadei gratuite de testare doriți să continuați utilizarea aplicaţiei SpeedInvoice, trebuie să cumpăraţi un abonament. Dacă nu, datele dumneavoastră vor fi șterse după un timp.

Spre index

Achiziționarea unui abonament

Autentificându-vă în www.speedinvoice2.net/subscription/purchase de pe un computer sau o tabletă (textul este prea mic pentru a fi citit de pe un telefon), veți obține cel mai bun preț pentru abonamentul lunar sau anual. Abonamentul anual oferă o reducere de 50% faţă de un abonament lunar.

Pentru a achiziţiona un abonament, aveți nevoie de un card de credit sau de debit. Dacă nu aveți unul, puteți cumpăra un card preplătit (căutaţi pe net).

Abonamentul anual poate fi plătăt şi prin PayPal. Comunicaţi adresa de e-mail pe care ați înregistrat-o la PayPal, la adresa support@speedinvoice.net și solicitați o factură. Puteți crea un cont PayPal gratuit aici www.paypal.com .

Google și Apple vând abonamente lunare prin achiziționare din aplicație, dar acestea sunt mai scumpe. Rețineți că nu se acceptă carduri cadou pentru plata abonamentelor.

Din păcate, nu puteți plăti abonamentele prin transfer bancar, deoarece gestionarea abonamentului este automatizată.

Spre index

Anularea unui abonament

În primul rând, verificați la adresa www.speedinvoice2.net/subscription/showCurrent de unde ați achiziționat abonamentul. Dacă l-ați cumpărat de la Google sau Apple, căutați pe internet "Anularea abonamentului Google Play" sau "Anularea abonamentului Apple App Store". Dacă ați achiziționat-o de la noi, anulați-o prin accesarea acestui link www.speedinvoice2.net/subscription/cancel.

Spre index

REZOLVAREA PROBLEMELOR

Am nevoie de ajutor privind codul companiei, numele de utilizator sau parola

Apăsați pe "Apasă aici pentru asistenţă la autentificare" pe ecranul de autentificare al aplicaţiei.

Codul companiei va fi trimis la adresa de e-mail a companiei. Numele de utilizator și parola vor fi trimise la adresa de e-mail înregistrată de utilizator, care poate fi diferită de adresa de e-mail a companiei.

Spre index

Datele mele sunt greșite

Dacă nu puteţi accesa facturile sau ofertele de pe telefon, poate aveţi o conexiune slabă la internet. Verificați conectivitatea.

Dacă aveți o "Problemă de sincronizare", consultați partea de jos a meniului și remediați problema identificată. Dacă nu puteți remedia problema, atingeți "Actualizare date". Actualizarea datelor va încărca o copie a datelor stocate în serviciul web. Facturile sau ofertele nenumerotate vor fi pierdute.

Spre index

Mi-am pierdut telefonul sau tableta

Descărcați aplicația din magazinul de aplicații și conectați-vă. Până când veți avea un dispozitiv nou, puteți continua să lucrați conectându-vă la www.speedinvoice2.net.

Spre index

Am schimbat informațiile despre client, dar schimbarea nu a fost salvată

Factura nu se va modifica prin schimbarea unui client sau al unui articol, pentru modificare, trebuie să schimbaţi informaţiile de pe documentul respectiv.

Spre index

Am activat sau dezactivat TVA, totuşi se înregistreză eronat

Puteți modifica setările TVA accesând "Setări", "Setări companie" și "TVA". Dacă ați generat o factură sau o ofertă fără TVA și ulterior trebuie să adăugaţi TVA, ștergeți factura sau oferta și generaţi-o din nou.

Spre index

Nu primesc numere de facturi sau oferte

Dacă nu primiți numere de facturi sau oferte pe telefon sau pe o tabletă, înseamnă că aveţi o slabă conexiune la internet. Verificați conectivitatea.

Dacă aveți o "Problemă de sincronizare", consultați partea de jos a meniului telefonului sau a tabletei și remediați problema care a fost identificată.

Dacă nu puteți remedia problema, apăsați pe "Actualizare date". Actualizarea datelor va încărca pe telefon sau tabletă o copie a datelor stocate în serviciul web. Facturile sau ofertele nenumerotate vor fi pierdute, deci va trebui să le refaceţi.
Spre index

Problemă de sincronizare

Dacă aveți o "Problemă de sincronizare", consultați partea de jos a meniului telefonului sau a tabletei și remediați problema care a fost identificată.

Dacă nu puteți remedia problema, apăsați pe "Actualizare date". Actualizarea datelor va încărca pe telefon sau tabletă o copie a datelor stocate în serviciul web. Facturile sau ofertele nenumerotate vor fi pierdute, deci va trebui să le refaceţi.

Spre index

Renumerotarea unei facturi

Renumerotarea unei facturi nu poate fi efectuată de către dumneavoastră, o putem face doar noi. Preţul este de US$40.

Spre index

Lipsesc numere de facturare

Dacă ștergeți facturi, veți avea numere lipsă în plaja de numere alocată facturilor. Renumerotarea unei facturi nu poate fi efectuată de către dumneavoastră, o putem face doar noi. Preţul este de US$40.

Spre index

Nu găsesc copia e-mailului trimis

Spre index

Clientul nu a primit e-mailul

Dacă clientul vă comunică, că nu a primit un e-mail, verificați dacă adresa de e-mail este corectă, că nu ați primit un mesaj de respingere și solicitaţi-i să-şi verifice filtrul de spam.

Spre index

Am cerut o nouă parolă, dar nu am primit una

Noua parolă este trimisă la adresa de e-mail înregistrată pentru utilizatorul care a solicitat noua parolă. Dacă ați înregistrat o adresă de e-mail incorectă, luaţi legătura cu support@speedinvoice.net.

Spre index

Vreau să modific aspectul facturii sau ofertei

Spre index

Formatul datei este incorect

Formatul datei este controlat de limba pe care o utilizați. Pentru a schimba limba, accesați "Setări", urmat de "Informații despre companie".

Spre index

Modificarea informațiilor referitoare la plata facturii

Dacă doriți să schimbați informațiile de plată de pe factura respectivă, accesați "Setări", "Setări companie", "Facturi" și "Informații de plată de pe factură".

Spre index

Modificarea codului companiei

O dată ce aţi configurat compania, nu există nicio modalitate de a modifica codul companiei. Codul nu va fi vizibil pentru clienţii dumneavoastră.

Spre index

Nu există conexiune la server

Dacă primiți acest mesaj de eroare când lucrați în aplicație, înseamnă că, conexiunea la internet este prea slabă pentru a suporta traficul către server. Puteți verifica dacă serverul este indisponibil, prin conectare la www.speedinvoice2.net.

Spre index

Sigla este prea mică sau prea mare

Sigla dumneavoastră poate avea o lățime de maximum 92 mm și o înălțime de 42 mm. În această zonă, puteți ajusta dimensiunea siglei dumneavoastră înainte de a o încărca, prin mărirea sau micşorarea spațiului alb din jurul siglei.

Spre index

Am nevoie de trei sau patru zecimale

SpeedInvoice suportă doar două puncte zecimale.

Spre index

Furnizori și inventar

SpeedInvoice nu gestionează furnizori, inventar, sau depozite.

Dacă doriți să gestionaţi achiziţii, puteți crea o altă companie SpeedInvoice, să vă înregistrați furnizorii ca şi clienți și să redenumiți factura sau oferta în comandă de achiziție.

Dacă doriți să efectuaţi o intergogare a stadiului vânzării articolelor, generaţi un raport referitor la articole.

Spre index

Securitate

După conectarea la www.speedinvoice2.net, veți observa un mic lacăt acolo unde URL-ul este Lacătul verde indică faptul că accesaţi o pagină web securizată.

Serverele noastre operează cu Amazon. Puteți citi mai multe despre securitatea Amazon AWS aici .

Puteți citi mai multe despre securitatea Apple aici și securitatea Google aici .

Spre index

Doresc să fac modificări la SpeedInvoice

Apreciem contribuția clienților noștri, dar nu vom adăuga în SpeedInvoice gestionarea inventarului, gestionarea depozitelor sau a categoriilor de articole. Ne puteți scrie pe adresa support@speedinvoice.net

Spre index

REGULAMENTUL GDPR AL UE

Prezentare generală GDPR

Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), este o reglementare UE, care urmărește protecţia datelor cu caracter personal ale cetățenilor uniunii europene. Clienții trebuie informați în termen de 72 de ore de la identificarea unei încălcări al prevederilor referitoare la protecţia datelor cu caracter personal.

Spre index

Accesul la datele clienților

La cerere, companiile trebuie să furnizeze clienților, informaţii despre situaţia datelor personale stocate. Cu aplicaţia SpeedInvoice aveţi posibilitatea să oferiţi clientului informaţii despre stocarea datelor lui, informaţii legate de oferte, facturi şi date personale, care pot fi exportate de pe www.speedinvoice2.net.

Spre index

Dacă un client dorește ştergerea datelor personale

Puteți să ștergeți oricând orice ofertă pe care ați făcut-o unui client, dar facturile trebuie păstrate pentru o anumită perioadă.

Spre index